Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany ACOMWARE s.r.o., pokud se jedná o osobní údaje osob, které se účastní konferencí pořádaných ACOMWARE.
Správcem Vašich osobních údajů je společnost ACOMWARE s.r.o., se sídlem Praha 4 – Pankrác, Budějovická 778/3, PSČ 140 00, IČ: 25047965, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 92586 (dále také jen „ACOMWARE“). Kontaktní údaje správce naleznete zde.
Níže se dozvíte, jak bude naše společnost Vaše údaje zpracovávat. S ohledem na to, že dne 25.5.2018 nabude účinnosti tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (tedy nařízení EU č. 2016/679, dále jej budeme nazývat také jen „Nařízení“), doplnili jsme do jednotlivých bodů již i poučení o relevantních ustanoveních tohoto Nařízenítak, jak budou aplikovány od 25.5.2018.
V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci ukládání údajů v rámci našich webových stránek nebo v rámci pořádání příslušné akce (např. Vaše fotografie).
Osobní údaje účastníků konferencí (dále jen „účastník“), které bude ACOMWARE zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté takovými osobami (typicky jméno a příjmení účastníka, jeho telefonní číslo, datum narození, e-mail, zaměstnavatele, adresu zaměstnavatele, pozici v rámci zaměstnavatele, specifikaci konference, na kterou se účastník přihlásil, obrazové a zvukově-obrazové záznamy z veřejných prostor konference a případně účastníky předané prezentace, dále v případě placených akcí údaje o jejich IČO, DIČ, místě podnikání, fakturovaných a hrazených (dlužných) částkách, čísle účtu a údaje o probíhajícím plnění. V souvislosti s komunikací s účastníkem si ACOMWARE může ukládat vedle obsahu takové komunikace také čas provedené komunikace s účastníkem a IP adresu. U e-mailové komunikace jsou v rozhraní e-mailového klienta ukládány také běžné údaje související s takovou zprávou zasílané společně s ní.
Registrace pro konference je zajišťována buď prostřednictvím webových stránek příslušné konference (vyplněním formuláře) nebo prostřednictvím e-mailové registrace.
V souvislosti s oslovováním potenciálních přednášejících na konferencích či potenciálních účastníků si může naše společnost ukládat jméno a příjmení takových osob, jejich telefonní číslo a e-mail (který však nebude využíván k zasílání žádných nevyžádaných obchodních sdělení bez souhlasu takové osoby, ledaže by samotným přihlášeným účastníkům konferencí byly zasílány nabídky na účast na dalších podobných akcích), dále informaci o jejich zaměstnavateli a pozici a obsah komunikace s nimi. Pokud oslovená osoba požádá, abychom ji nekontaktovali, budeme si za tímto účelem vést databázi osob, které nemáme kontaktovat a to s jejich základními údaji.
Zdrojem zpracovávaných údajů účastníků jsou přímo tito účastníci (tedy se jedná o údaje jimi poskytnuté), dále jsou některé údaje získávány samostatně ACOMWARE (např. v rámci fotografického a videozpravodajství), či v rámci komunikace s účastníky (e-maily). Zdrojem údajů pro oslovování potenciálních účastníků jsou buď přímo tyto osoby, dále zveřejněné údaje o nich či údaje o podnikajících osobách a jejich zaměstnancích získané od třetích osob.
Upozorňujeme, že z konferencí je také obvykle pořizováno fotografické a videozpravodajství.
V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.
Primárním účelem zpracování osobních údajů účastníka je pořádání příslušné konference. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů ACOMWARE, pro statistické účely, další rozvoj služeb ACOMWARE souvisejících s pořádanými konferencemi, k vymáhání pohledávek a k ochraně práv ACOMWARE a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s účastníkem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti ACOMWARE. Základní identifikační údaje účastníků a případně údaje o jejich účasti na konferenci budou používány pro účely přímého marketingu (tedy pro zasílání nabídek na další obdobné produkty a služby ACOMWARE e-mailem, telefonem či poštou)
Dále budou osobní údaje účastníka užívány ACOMWARE za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní a předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.
Z konferencí je obvykle vyhotovováno běžné fotografické a videozpravodajství. O konferenci také může být přiměřeně referováno v médiích či v rámci propagace ACOMWARE.
Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je nezbytnost plnění smlouvy o účasti na konferenci – zajištění účasti účastníka na konferenci, oprávněné zájmy ACOMWARE (dané zejména zájmem na evidenci smluvních vztahů, vymáhání pohledávek a zájmem na ochraně jejích práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely, další rozvoj služeb ACOMWARE, zveřejňováním údajů v rámci zpravodajství o konferenci a propagace a zájmem na přímém marketingu) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na přípravě příslušné konference) a plnění zákonných požadavků (zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 101/2000 Sb. a Nařízení č. (EU) 2016/679), vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů).
V jednotlivých případech může docházet ke zpracování osobních údajů také na základě souhlasu (např. využívání e-mailových adres osob pro zasílání obchodních sdělení jiných, než týkajících se podobných služeb ACOMWARE). Upozorňujeme Vás, že pokud právním důvodem zpracování osobních údajů je Váš souhlas, můžete být takový souhlas kdykoliv bezplatně odvolat na níže uvedených kontaktech. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.
Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů účastníka oprávněný zájem ACOMWARE (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj služeb ACOMWARE a ochranu práv ACOMWARE a třetích osob, přímý marketing či zpřístupňování zpravodajství o konferenci), má účastník z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude ACOMWARE takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy účastníka nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může účastník vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@acomware.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by ACOMWARE neměla údaje zpracovávat.
V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv) je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusíte uvádět žádné důvody, proč si nepřejete nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že odhlásíte další zasílání sdělení kliknutím na odkaz, který ve zprávě nich bude obvykle za tímto účelem připojen. Při telefonickém kontaktu prosím sdělte tuto informaci operátorovi.
Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby ACOMWARE takové údaje i nadále zpracovávala.
Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.
Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování. Pro účely konferencí , u nichž je účast bezplatná, bude ACOMWARE přehled o jejich účastnících ukládat po dobu cca 4 let od termínu konání takové konference. Pokud se však v mezidobí zúčastní účastník další konference, poběží pro zpracování jeho údajů tato lhůta znovu.
Pro účely konferencí, u nichž je účast placená, bude ACOMWARE z důvodů evidence smluv a přijatých plnění a pro účely vedení účetnictví základní údaje o účastnících (jméno a příjmení, datum narození, IČO, DIČ, specifikace konference, které se účastnili, specifikace společnosti, jíž zastupovali, specifikace uhrazených částek apod.) evidovat po dobu cca 10 let od data konání konference.
Pokud budou údaje o účastnících zpracovávány v rámci zpravodajství o konferenci, nebude doba jejich zveřejňování omezena. Stejné platí pro fotografie z konference, videozáznamy z ní a případné poskytnuté prezentace.
Kontaktní údaje účastníků pro účely zasílání obchodních sdělení (nabídek na účast na dalších konferencích) bude ACOMWARE zpracovávat po dobu, než účastník vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale bude ACOMWARE zpracovávat základní údaje o tom, proč účastníkovi obchodní sdělení zasílala, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.
Pro zpracování údajů pro ostatní účely vychází ACOMWARE při určení doby zpracování z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.
Jednou z našich povinností jako správce osobních údajů je zpracovávat přesné údaje, případně s ohledem na okolnosti doplnit neúplné údaje. Pokud nám poskytnete informaci o změně Vašich údajů, pomůžete nám tuto povinnost řádně plnit.
Pokud dojde ke změně údajů poskytnutých účastníkem, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně.
Za účelem aktualizace dat je možné ACOMWARE kontaktovat na níže uvedených kontaktech, nejlépe e-mailem na osobni.udaje@acomware.cz.
Údaje o našich potencionálních, současných či minulých partnerech můžeme zpracovávat také pro účely tzv. přímého marketingu, což je typicky zasílání e-mailů nebo telefonické kontakty s nabídkami podobných výrobků či služeb, jako jste od nás odebírali, tedy zejména nabídek účasti na dalších konferencích či na naše související produkty a služby. Zasílání nabídek není časově omezeno, pokud ovšem vyjádříte přání, abychom Vám takové nabídky již dále nezasílali, nebudeme Vám je zasílat. I nadále však budeme zpracovávat po přiměřenou dobu základní údaje o zasílání, abychom byli schopni prokázat, proč jsme Vám tyto nabídky zasílali. Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám (vyjma našich subdodavatelů – zpracovatelů, kteří budou zpracování provádět přímo pro nás).
Účastník bere na vědomí, že mu budou ze strany ACOMWARE ve smyslu ustanovení § 7 zákona č. 480/2004 Sb. zasílána obchodní sdělení na jeho adresu (včetně e-mailové), bude kontaktován nevyžádaným directmailem obsahujícím obchodní sdělení a prostřednictvím nevyžádaného telemarketingu obsahujícího obchodní sdělení týkající se obdobných produktů, obchodu a služeb ACOMWARE. Zasílání takových newslleterů bude probíhat v přiměřených intervalech, obvykle ne častěji než 1x za 14 dní.
Uživatel může toto zasílání kdykoliv odmítnout např. na adrese sídla ACOMWARE či prostřednictvím e-mailové adresy osobni.udaje@acomware.cz. Takové odmítnutí nemá – neurčí-li účastník výslovně jinak – vliv na zasílání jiných druhů obchodních sdělení, než na které účastník reaguje.
V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému (např. v našem CRM systému, v rámci aplikace Gmail pokud jde o e-maily, v našem účetním systému, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod.). Tím samozřejmě není vyloučeno ani zpracování písemností v kartotékách, jako je systém pro uložení papírových smluv.
ACOMWARE bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Písemnosti bude ACOMWARE zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany účastníka je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude účast na konferenci umožněna a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví).
Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní.
ACOMWARE může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem účastníka. ACOMWARE zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných ACOMWARE, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb, dále osobám pomáhajícím ACOMWARE s organizováním konferencí, např. pořadatelské službě a osobě zajišťující prostory. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Osobní údaje týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či inkasním agenturám a to za účelem vymáhání či inkasa pohledávek. Dále mohou být osobní údaje účastníků poskytnuty společnosti poskytující pojištění konferencí či související odpovědnosti ACOMWARE. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy. Pokud je konference spolupořádána jinou osobou, mohou být osobní údaje poskytnuty také této další osobě.
Zatímco podle Nařízení platí zásada volného pohybu osob v EU, Nařízení omezuje předávání osobních údajů do ciziny mimo EU. Naše společnost standardně osobní údaje do ciziny mimo EU nepředává. Může se však stát, že Vaše osobní údaje budou zpracovány v počítačovém systému, jehož servery se budou nacházet mimo území EU, i když se takovým situacím snažíme vyhýbat. S ohledem na obvykle v rámci podnikání užívané systémy by se jednalo nejvýše o systémy využívající servery nacházející se ve Spojených státech amerických. V takovém případě bychom vybrali jako smluvního partnera společnost, která bude splňovat podmínky schválené Evropskou komisí pro bezpečný přenos dat mezi EU a USA, tzv. Privacy Shield. Pokud bychom předávali Vaše osobní údaje do jiné země mimo EU, budeme Vás v případě nutnosti o tom vhodným způsobem informovat.
Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:
V souladu s ustanovením § 5, § 11, § 12 a § 21 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, tímto všechny fyzické osoby (tzv. subjekty údajů), jejichž údaje ACOMWARE zpracovává, informujeme o těchto jejich zákonných právech:
Každý subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům a právo na opravu osobních údajů. Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, správce nebo zpracovatel odstraní neprodleně závadný stav. Nevyhoví-li správce nebo zpracovatel žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (tento postup nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů bez dalšího). Pokud vznikla v důsledku zpracování osobních údajů subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle zvláštního zákona.
Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:
(i) které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo
(ii) které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost
ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a
Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinno zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.
Informace o tom, že jste u nás uplatnili svoje práva a jak jsme Vaši žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle po dobu cca 3 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv.
V případě, kdy se domníváte, že ACOMWARE zpracovává Vaše osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje Vaše práva, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či máte právo požádat o soudní ochranu.
Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:
ACOMWARE s.r.o.
Praha 4 – Pankrác, Budějovická 778/3, PSČ 140 00
e-mail: osobni.udaje@acomware.cz
tel.: 724 383 132
ID datové schránky: xbbi32q
Terezie Charvátová
Event Manager
E-mail: terezie.charvatova@acomware.cz
Tel.: +420 724 383 132
